Asmodee rationalise sa Data Platform et ses usages de Power BI

Née en 1995, asmodee, une société française cotée à la bourse de Stockholm depuis 2025, est devenu au fil des ans le plus grand réseau de distribution de jeux de société mais aussi un éditeur de jeux iconiques (comme CATAN, TTR, …), avec un chiffre d’affaires de 1,3 Md€ en 2024. La société, présente dans 22 pays et avec 2300 collaborateurs, a grandi, jusqu’à récemment, par rachats, aboutissant à un système d’information assez hétérogène. « La stratégie de rationalisation de cet existant a consisté à créer une DSI groupe, à centraliser toute la donnée des différentes entités dans une Data Platform et à amorcer un projet de rationalisation de nos ERP autour de SAP S/4 Hana », raconte Sébastien Mars, le Chief Data Officer d’asmodee, à la tête d’un service de 11 personnes. D’ores et déjà, la société a automatisé ses processus de clôture comptable, parvenant à ramener à 5 jours le délai de publication de ses résultats.

Si la société, qui a vendu plus de 110 millions de jeux en 2023, utilise, depuis plusieurs années déjà, Power BI pour son reporting, elle décide, en 2024, d’en remettre en cause les fondations (alors un datawarehouse SQL Server). D’abord en déployant Databricks « avant tout pour gagner en performance et scalabilité et nous permettre d’exploiter nos données via l’IA et le Machine Learning », explique le CDO. Toute la donnée est alors consolidée dans ce lac de données, sur Azure. « Nous nous sommes alors interrogés sur une éventuelle remise en cause de Power BI lui-même, exploité dans une logique très ouverte », dit le CDO. Mais, conscient des atouts qu’offre l’autonomie des 26 filiales sur la data, ce dernier prend le parti de se concentrer sur la Data Platform, sur la constitution d’un portefeuille de rapports groupe et sur la construction d’une communauté data. 
 

Power BI : faire le tri dans les usages

« Avec l’appui de Talan, nous nous sommes aussi rendu compte que nous pouvions optimiser nos usages, car les solutions modernes sont souvent livrées par leurs éditeurs sans information concernant l’impact de leur ouverture à tous les utilisateurs », souligne Sébastien Mars. Autrement dit, sans avertissement quant aux coûts que cette simplification des usages engendre. Les relations de l’ETI employant quelque 2500 personnes avec l’ESN remontent à un audit suivant la fusion de deux tenants Azure en juin 2024. « Lors de ma prise de poste, nous connaissions régulièrement de forts ralentissements de Power BI, malgré la fonction d’autoscale. Les équipes de Talan ont montré qu’au prix de certaines optimisations, nous pouvions rester sur les capacités actuelles », dit le CDO.

Ce travail de nettoyage passe, en particulier, par la suppression de ressources inutilisées ou sous-utilisées. Pour ce faire, l’équipe emmenée par Jean-Philippe Lobo, chef de projet data chez Talan, exploite un outil permettant de repérer les champs présents dans les modèles mais inutilisés dans les rapports. « C’est comme ça que nous avons identifié des rapports basés sur des modèles sémantiques à 400 colonnes, mais n’en utilisant que 20 », illustre Sébastien Mars. S’y ajoute un travail d’orchestration des traitements, afin de lisser les pics sur Azure, et d’optimisation des licences Power BI. « Avec beaucoup de pédagogie, nous avons supprimé certaines licences professionnelles pour des collaborateurs n’effectuant que des opérations de rafraîchissement », détaille le CDO.

Migrer vers Microsoft Fabric : pas si simple

« Cette étape nous a permis de définir une trajectoire et un budget, en restant à iso-capacité sur Microsoft Fabric », résume le CDO. Une phase de nettoyage qui permet aussi à asmodee de se projeter sur une seconde étape de la modernisation de sa data, déclenchée, il est vrai, par les changements de licensing de Microsoft. Suite à une modification des licences Power BI fin 2024, la société migre la capacité Power BI vers Fabric, avec un Datalake sur Azure storage, qui forme un lakehouse avec Databricks.. Là encore, pour cette migration, asmodee s’appuie sur Talan. « Car cette opération n’est pas si simple, souligne le CDO. Des questions très spécifiques se posent, comme la disparition de la fonction autoscale avec Fabric ou la migration des workspaces existants. » Démarré en mai 2025, le projet est achevé en juillet de la même année. Comme l’explique Jean-Philippe Lobo, la migration proprement dite s’est déroulée en deux phases ; la première prenant en charge les rapports programmés, la seconde se concentrant sur les rapports personnalisés. Pour cette dernière, Talan avait mis à disposition des utilisateurs une procédure détaillée.

Surtout, asmodee a profité de ces évolutions de son architecture data pour généraliser le recours aux bonnes pratiques. « Nous connaissons moins de gel de Power BI. Sauf, évidemment, quand Azure est en panne comme l’été dernier », glisse Sébastien Mars. Par ailleurs, le CDO a mis en place un monitoring des capacités et usages, qui ira bientôt jusqu’à bloquer les utilisateurs mettant en péril les performances de la plateforme. Via un automatisme développé par Talan, qui va éliminer les rapports tournant trop longtemps, signe d’utilisateurs ayant mal réalisé leurs jointures. Pour ce faire, l’ESN s’est tourné vers un outil tiers (Fabric Unified Admin Monitoring ou FUAM), plus complet que les fonctions développées par Microsoft. « Nous y avons associé des développements internes, pour supprimer automatiquement les tâches menaçant la stabilité de la plateforme et pour ajouter une couche de reporting, listant l’ensemble des rapports Power BI, leurs usages, leurs propriétaires ainsi que les sources associées », détaille Jean-Philippe Lobo. Le PoC sur ce sujet vient de s’achever, la mise en place de l’outil va suivre.

Continuité d’activité pour la Data Platform

Et Sébastien Mars ne cache pas son impatience de disposer de pareil catalogue des rapports Power BI. « Car, aujourd’hui, personne n’est capable de lister de façon exhaustive ce qui existe, dit-il. Même si la description des rapports restera manuelle, ce catalogue doit aider nos équipes à ne pas reproduire ce qui existe déjà et à se baser au maximum sur des rapports groupe. Aucune entreprise n’a besoin de 1000 rapports différents ! » Pour le CDO, s’il n’est pas question de raboter l’autonomie des filiales, l’équipe data se doit d’impulser une démarche de rationalisation. Faute de quoi, le patrimoine développé ne sera rapidement plus maintenable.

Toujours dans cette même logique, et suite à la panne d’Azure à l’été 2025, le CDO a décidé de confier à Talan une étude de faisabilité pour mettre en place une continuité d’activité sur sa Data Platform, via une bascule automatique vers une capacité de secours (un environnement cloud non réservé, sur une autre zone Azure) en cas de panne sur le tenant principal. « C’est un projet pour notre prochaine année fiscale démarrant en avril, confie Sébastien Mars. Nous en profiterons pour passer les développements de Power BI dans une logique Devops, qui prévaut déjà sur le reste de la Data Platform. » Une fois encore, une façon d’harmoniser le fonctionnement d’asmodee en s’alignant sur les bonnes pratiques du marché.