Axens sécurise sa conversion vers SAP S/4HANA avec Talan via une approche industrialisée

Dépendant de SAP pour une large part de ses activités, le spécialiste de la pétrochimie a choisi la  « Conversion Factory » de Talan et a déployé une large campagne de tests pour migrer sur SAP S/4HANA, tout en minimisant les impacts du projet sur ses près de 1000 utilisateurs.

S’inscrire dans la feuille de route de l’éditeur, qui prévoit l’arrêt de la maintenance standard d’ECC6 à la fin 2027 est l’une des raisons majeures qui a poussé Axens à étudier une conversion de son système ERP vers S/4HANA. « La problématique numéro un de ce projet était le timing, car il fallait tenir compte des ambitions des métiers, dit Pascal Zini, le responsable du centre de compétences IT de cet industriel de la pétrochimie employant plus de 2200 personnes dans le monde. Au départ d’ailleurs, notre ambition était de simplement réaliser un prototype de cette conversion afin d’en évaluer l’impact. »

Sauf qu’une discussion approfondie avec l’intégrateur Talan convainc les équipes d’Axens d’enchaîner prototype et migration à grande échelle, six mois plus tard. « Rapprocher les deux a permis de capitaliser pleinement sur l’étape du proof-of-concept (PoC). Nous avions par ailleurs identifié une fenêtre de tir entre des projets métiers, permettant ainsi un gel presque total des environnements durant la conversion », détaille Pascal Zini. L’industriel et bureau d’études français est également convaincu par la méthode Talan, la  Conversion Factory. « Talan avait déjà une longue expérience de ce type de projets et sa méthode apparaissait fortement industrialisée », reprend le responsable du centre de compétences.

Une méthode de sécurisation respectée à la lettre !

SAP couvrant un large périmètre chez Axens – la finance, mais aussi la logistique, la production et le suivi de projets, en France mais aussi dans des filiales en Amérique du Nord, au Canada ou en Malaisie, soit quelque 950 utilisateurs en tout -, la société choisit de restreindre les ambitions du projet aux aspects techniques. Un choix qui visait à limiter tout impact pour les utilisateurs. « Même si en avançant dans la migration, quelques aspects liés à l’innovation sont venus s’y greffer », nuance Pascal Zini. Comme l’ajout de quelques tuiles Fiori.

De légères retouches qui n’empêchent pas Axens de mener son projet de façon très rigoureuse. « Avant le lancement du projet, nous avons mené une longue étude de cadrage, dit le responsable d’Axens. Nous avons ensuite respecté étape par étape la méthode Talan et son système de sécurisation. » Avec migration des environnements de développement et de pré-production, avant une bascule à blanc. Axens peut aussi s’appuyer sur son équipe interne d’experts SAP – 5 personnes réunies au sein du centre de compétences – et sur une bibliothèque de jeux de tests fonctionnels, qui préexistait au projet. « Nous avons aussi pu compter sur la contribution des métiers, comme la finance, la logistique et la fabrication, qui ont participé à nos diverses phases de recettes, dont celle menée dès le PoC afin de déminer les principaux sujets », dit Pascal Zini.

Seulement une soixantaine d’anomalies après la bascule

A la clef, un projet qui a suivi le plan de départ à la virgule.  « Le planning n’a pas bougé du début à la fin, confirme le responsable du centre de compétences. Finalement, le projet s’est avéré moins compliqué que ce que nous avions imaginé au départ, même s’il est vrai que nous avons consacré du temps à sa sécurisation, via une période étendue de tests. » Lors du passage en production, en novembre 2024, seulement une soixantaine d’anomalies a ainsi été relevée. « Les impacts en production ont été légers, car la bascule avait été bien anticipée », assure Pascal Zini. Seule réelle alerte : quelques dysfonctionnements sur les autorisations, car Axens avait choisi de traiter ce sujet en toute fin de projet, afin de pas geler simultanément les fonctionnalités et les droits d’accès durant la transition. « Mais l’intervention de Talan nous a bien dépanné sur ce sujet », assure Pascal Zini, qui met en avant la réactivité des équipes du prestataire.

Après une phase de stabilisation d’un mois, le système a désormais atteint sa vitesse de croisière, selon le responsable, qui ajoute que son équipe a largement communiqué auprès des utilisateurs en amont de la migration. En particulier auprès de ceux qui allaient être impactés par l’opération. « La conversion des clients et fournisseurs en Business Partners dans le nouveau système constitue un changement important pour les métiers et soulève quelques questions en matière de migration de données. Les métiers doivent s’impliquer dans ce chantier et l’imbrication entre Business Partners et matricules RH des collaborateurs doit être bien comprise », détaille Pascal Zini.

Conversion des spécifiques : un point clef

Mais, pour celui-ci, la réussite d’un tel projet réside, en premier lieu, dans la profondeur de la campagne de tests. Axens avait ainsi prévu une première campagne de deux mois pour le PoC – et elle a en réalité duré plus longtemps -, suivie d’une seconde de plus trois mois pour le système de QAL, « avec des analyses poussées sur les pans de l’application comportant beaucoup de spécifiques », indique le responsable du centre de compétences. Ces derniers constituent d’ailleurs un autre point d’attention dans ces projets, selon Pascal Zini. Notamment chez Axens, dont le système SAP compte de nombreux spécifiques. « Leur conversion a été bien menée par Talan, en bonne coordination avec nos équipes », souligne Pascal Zini.

Ce dernier pointe, encore, la vigilance à conserver vis-à-vis du périmètre de compatibilité au sein du nouvel ERP. En effet, il s’est avéré que deux fonctions allaient être décommissionnées dans les futures versions du progiciel. Notons toutefois que SAP propose désormais un outil permettant de mettre en lumière ces incompatibilités en amont du projet. Enfin, Pascal Zini souligne l’importance de la bonne coordination entre les parties prenantes, d’autant que le projet de conversion d’Axens impliquait également un hébergeur. « Bien organiser les règles de ce projet tripartite dès le départ s’est avéré essentiel, dit le responsable. Il faut prendre le temps de bien fixer les rôles et responsabilités de chacun. »

Se frotter aux tuiles Fiori et à BTP

Aujourd’hui stabilisé, le système SAP d’Axens ouvre de nouvelles perspectives à la société émanant de l’Institut français du pétrole (IFP). D’abord, son centre de compétences a lancé deux pré-études pour remplacer les deux fonctions dépréciées par des modules de S/4HANA. « En interne, nous nous familiarisons également avec les tuiles Fiori », souligne Pascal Zini, qui y voit un passage obligé pour assurer la montée en compétences de l’équipe interne sur S/4HANA. Avec, en perspective à moyen terme, l’ambition d’exploiter BTP (Business Technology Platform), le PaaS de SAP qui permet greffer au cœur de l’ERP des modules spécifiques aux besoins de chaque organisation.