Développer et harmoniser l’usage de Teams pour accompagner le passage à un mode de travail hybride

Contexte et enjeux : harmoniser les usages de Teams après un virage numérique récent

Rassemblant plus d'une vingtaine de marques (alimentation, beauté, hygiène, etc.), notre client s’est imposé dans le paysage des fabricants de produits biologiques et naturels et réalisait, en 2020, un chiffre d’affaires de 490 millions d’euros en s’appuyant sur un effectif de 1 900 collaborateurs.

En 2018, notre client a amorcé un virage numérique en se dotant d’un Intranet basé sur SharePoint. En parallèle, les équipes RH ont commencé à expérimenter Microsoft Teams pour déterminer si cette solution pouvait être étendue à l’ensemble de l’entreprise. Au moment du premier confinement de mars 2020, la totalité des collaborateurs informatisés avaient accès à Teams, mais un travail de formation restait à accomplir pour harmoniser les usages et permettre l’appropriation des bonnes pratiques.

La mission : une formation à Microsoft Teams en distanciel pour près de 900 collaborateurs

Fin 2020, la DOSI (Direction de l’organisation et des systèmes d’information), les Ressources humaines et le service formation du Groupe ont travaillé avec Talan pour mettre en place des cursus destinés aux collaborateurs informatisés du groupe. L’objectif était de lancer rapidement les formations afin de faciliter le passage à un mode de travail hybride, tout en répondant précisément aux besoins des métiers.

Pour mener à bien ce projet, nous avons choisi d’opérer exclusivement en distanciel en utilisant Klaxoon, une plateforme spécialisée dans l’organisation de workshops.

Des cursus adaptés selon les métiers et le niveau de maîtrise de l’outil

Les cursus ont été élaborés en tenant compte des besoins métiers. Ainsi, les chefs de projet ont bénéficié d’un parcours orienté « management » qui incluait des enseignements sur les applications Tasks et Onenote, tandis que les commerciaux ont reçu une formation axée sur l’usage mobile de Teams.

Par ailleurs, afin de garantir des formations qui soient utiles à tous, le service formation de notre client a diffusé un questionnaire d’auto-évaluation qui a permis à chaque apprenant de se positionner et de rejoindre un groupe adapté à son niveau.

Des sessions qui se sont déroulées sur quatre mois

Après deux mois consacrés aux sessions pilotes, le déploiement a débuté en mars 2021. Chaque semaine, Talan dispensait cinq formations d’une demi-journée qui réunissaient chacune 10 à 15 collaborateurs. Grâce à ce planning, 83 % des collaborateurs informatisés ont été formés en moins de quatre mois.

Les résultats : des bonnes pratiques assimilées et un shadow IT maîtrisé

Ces formations ont permis aux collaborateurs de s’approprier les bonnes pratiques et de communiquer en utilisant les canaux adéquats. Désormais, Teams constitue le support privilégié pour toutes les communications entre membres d’une même équipe projet. L’outil a également aidé les collaborateurs à maintenir le lien pendant les périodes de télétravail. Aujourd’hui, son importance est cruciale pour fluidifier le travail hybride.

L’harmonisation des usages a également entraîné une réduction drastique du shadow IT. Teams a remplacé les outils externes tels que WeTransfer ou WhatsApp, qui étaient auparavant très utilisés par les collaborateurs. Pour l’entreprise, c’est un progrès considérable en matière de sécurisation des données.

Enfin, l’appropriation de Teams par les équipes a permis le développement de la collaboration à travers la création de plusieurs réseaux d’experts (qualiticiens, spécialistes maintenance, etc.).