Outils collaboratifs en temps de crise : comment pallier une saturation des accès au vpn et maintenir le lien entre vos collaborateurs ?

Contexte : moderniser et digitaliser les postes de travail d'un acteur majeur de l'énergie.

Notre client est une société française du secteur de l'énergie. Le groupe est présent de nombreux pays à l'international. Au sein de l'organisation, l'attente des métiers est forte sur la modernisation et la digitalisation des postes de travail. La DSI du groupe a donc décidé d'y répondre en migrant les postes des collaborateurs sur Windows 10 et en apportant la collaboration dans les outils bureautiques à travers les nouveaux services Office 365.

La mission : établir un plan de déploiement des services Office 365 et favoriser l'adoption de Skype for Business. 

L'un des enjeux de la mission était de mettre l'accent sur la valeur ajoutée pour les métiers des outils déployés, pour en faciliter l'adoption.

Parmi les outils disponibles dans Office 365, notre client a fait le choix de déployer Planner, Forms, OneNote et Teams ; mais sans les fonctionnalités meeting, audio et vidéo. Pour ces dernières, le groupe a souhaité conserver l'outil Skype for Business et dynamiser son adoption par les collaborateurs l'utilisant peu.

Cette mission a été découpée en 4 chantiers majeurs :

• La mise en perspective des besoins métiers, pour déterminer la valeur des nouveaux services vis-à-vis de la réalité du terrain et identifier les cas d'usages métiers les plus pertinents.
• La préparation et l'encadrement d'une phase de tests, afin de présenter la valeur ajoutée et le bon fonctionnement des outils Office 365 dans l’entreprise.
• La création et la consolidation d'une stratégie de déploiement global, par la mise en cohérence des plannings et nombreux prérequis, ainsi que la mise en place d'un groupe de travail international.
• La préparation à la conduite du changement, par l'identification des efforts d'accompagnement nécessaires et la rédaction d'un cahier des charges.

Crise du COVID-19 : de nouvelles problématiques à gérer, rapidement.

La crise du COVID-19 en mars 2020 a très rapidement bouleversé les habitudes de travail des employés de notre client en introduisant du jour en lendemain le télétravail de longue durée pour de nombreux collaborateurs. Cette situation a très rapidement mis l'accent sur les limites de la configuration de Skype for Business, uniquement accessible via VPN. Nos équipes se sont mobilisées pour chercher une solution alternative pour les fonctionnalités meeting, audio et vidéo.

Livrables : 

• Rédaction et diffusion d'un guide de prise en main
• Rédaction et diffusion de la communication de lancement

Facteurs clés de succès

En période de crise, la réactivité est clé. Pour y parvenir, l'étape de cadrage des besoins est essentielle. Pour un outil de visioconférence, voici les questions clés à vous poser : 

1. Quels prérequis ? Simplicité de déploiement et d'utilisation, sécurité, ...
2. Quelles fonctionnalités ? Limitations des groupes, inviter des externes, transfert de fichiers, ...
3. Quel budget ? Garder en tête que les fonctionnalités avancées sont rarement gratuites.