La filiale marque propre d'un distributeur spécialisé, poisson-pilote de la migration vers S/4HANA

Un rôle d’éclaireur pour le groupe ? C’est en quelque sorte l’ADN de cette filiale en charge du développement et de la mise sur le marché des produits commercialisés sous la marque de l’enseigne française. Portée par la volonté de proposer des offres différenciantes et uniques sur le marché, la structure vend environ 10 millions de produits par an. Ce rôle d’agitateur, de laboratoire d’innovations prédestinait l’entité à être positionnée à l’avant-garde de la migration du groupe vers S/4HANA, la dernière génération d’ERP de SAP.

« Le projet est avant tout né d’une contrainte, car nous devions mettre à jour notre système SAP datant de 2014 », raconte le DSI. Sur la base de ce constat, et après un dialogue avec la DSI du groupe, l’entité est désignée comme le poisson-pilote de la migration de l’enseigne vers S/4HANA. Un choix également dicté par la faible proportion de développements spécifiques dans ses environnements SAP, ce qui facilite d’autant le passage à la dernière génération de progiciels de l’Allemand. Une transition double, la filiale devant à la fois migrer de Oracle vers Hana, la base de données In-Memory du premier éditeur européen, tout en amenant ses processus métiers sur S/4.

« Un sujet maîtrisable… qui a été maîtrisé ! »

Fin 2017 – début 2018, les bases du projet sont jetées. L'entité cherche alors le partenaire capable de l’accompagner dans cette transformation. « Comme il s’agissait d’un projet d’envergure, nous avons interrogé l’ensemble du marché, en nous interdisant de privilégier notre écosystème habituel de partenaires. A ce moment-là, le seul acteur disposant d’une expertise solide de ce type de migration au plan local, voire national, était Talan », raconte le directeur informatique. Ce dernier affiche en effet déjà plusieurs projets réussis de même nature. Ce qui, au passage, lui donne les clefs pour bien maîtriser les aspects économiques de l’opération.

Si le rapprochement avec le prestataire est acté, le DSI, qui sait que ce projet reste très en avance de phase par rapport au marché, reste prudent : « A l’époque, je restais à convaincre, explique-t-il. Le risque d’essuyer les plâtres était non négligeable. Et j’avais des doutes sur la capacité d’une petite DSI comme la nôtre (6 personnes seulement, NDLR) à encaisser un projet de cette envergure. » Autant de doutes que va permettre de balayer l’étude de faisabilité que lancent Talan et l’équipe montée par le distributeur, une équipe composée d’un chef de projet issu de la filiale et d’intervenants de la DSI groupe disposant d’une bonne connaissance des environnements SAP. « Cette étude m’a convaincu que nous avions affaire à un sujet maîtrisable… et qui a d’ailleurs été maîtrisé ! », résume le directeur des systèmes d'information.

Un signe de réussite ? Cela n’a pas perturbé les utilisateurs

Pour avancer dans ce qui lui apparaît alors encore comme une Terra Incognita, la structure choisit une démarche très progressive, marquée par quelques étapes clefs à l’issue desquelles la pertinence du projet était systématiquement interrogée. Après une étude amont visant à éclairer les enjeux, après l’étude de faisabilité, vient ainsi la réalisation d’un prototype fonctionnel, en avril 2018. « Une coquille de l’environnement cible », résume le DSI, qui souligne la bonne maîtrise du projet à toutes ses étapes clefs. « La mise en production (lors du week-end des 17 et 18 novembre, NDLR) n’a débouché que sur quelques effets de bord très limités, notamment liés à un système interne de validation des factures. Et le plan de bascule a été totalement maîtrisé, tant dans la communication que dans le timing, dit-il. Globalement, le niveau d’inquiétude associé au projet est resté quasi-nul tout au long du processus de migration. » Une sérénité qui n’a fait que renforcer le sérieux avec lequel a été menée la phase de recette du nouveau progiciel, ce niveau d’investissement étant justifié par le fait que la mise en production en fin d’année 2018 intervenait à un moment clef de l’activité de l’entreprise

Finalement, S/4HANA n’a pas perturbé les utilisateurs. Car le projet reste avant tout une migration technique, se devant d’être indolore pour ces derniers. « A l’origine, nous envisagions d’aller plus loin en termes d’évolutions fonctionnelles, notamment en matière de contrôle de gestion, explique le DSI. Mais nous nous sommes forgé une conviction différente lors du précadrage du projet pour nous concentrer sur une migration technique. »

Interfaces Fiori et modernisation du décisionnel

Dans le détail, comme le raconte Bertrand Sarot, le responsable commercial de Talan, le projet prévoyait tout de même l’introduction de deux ‘tuiles’ Fiori par module, afin de montrer aux utilisateurs les potentialités de la technologie : « au final, nous sommes même allés plus loin, avec aujourd’hui, une quinzaine de ‘tuiles’ pour chaque module SAP exploité par la filiale, tuiles qui ont été déployées en pré-production et vont être mises à disposition des utilisateurs. »

Par ailleurs, la DSI a pour ambition de bâtir, pour 2019, une feuille de route en matière d’utilisation des interfaces Fiori et d’introduction de nouvelles solutions favorisant la digitalisation des activités. Le fait d’avoir embarqué d’emblée quelques utilisateurs clefs pour les mobiliser sur les sujets d’évolution fonctionnelle témoigne de cette volonté. « La DSI de l'entité est engagée dans une démarche d’amélioration fonctionnelle de ses applicatifs métier, assure son directeur. En la matière, les interfaces Fiori ainsi que la puissance de traitement des données qu’apporte HANA ouvrent de nombreuses possibilités. » Par exemple, en matière de modernisation du décisionnel, aujourd’hui en mode batch et basé sur des données de la veille. Demain, ces services pourraient prendre la forme d’applications analytiques temps réel directement intégrées aux écrans transactionnels. « Nous voulons aider les utilisateurs à mieux piloter leur quotidien, par exemples via des listes intelligentes de tâches ou des tableaux de bord », explique le DSI.