Workflow flexible SAP S/4HANA : un appui à la dématérialisation de vos factures fournisseurs
L’année 2026 s’annonce comme une période charnière pour les entreprises et leurs environnements SAP, marquée par deux échéances majeures : la généralisation de la facturation électronique en France et la transition vers SAP S/4HANA de plus en plus pressante.
Worflow flexible et conformité avec la réforme de la facturation électronique
Concernant la dématérialisation des factures fournisseurs, nous avions déjà présenté en juillet les différentes options d’intégration des systèmes tiers (PDP, PPF, solutions de dématérialisation externes) vers SAP, permettant la réception et la transmission des factures électroniques dans l’ERP.
Cependant, pour le traitement en aval, il apparaît clairement que toutes les organisations ne disposent pas nécessairement des ressources pour investir dans des solutions complètes de gestion des factures fournisseurs (SAP OpenText VIM ou outils tiers), notamment pour assurer la validation des factures avant leur mise en paiement.
En parallèle, nous avions abordé au printemps les capacités offertes par le Workflow Flexible de SAP S/4HANA pour mettre en place et configurer simplement des validations de documents adaptés aux différents processus métiers, et en particulier à l’approbation des factures fournisseurs.
Nous proposons aujourd’hui d’examiner comment le Workflow Flexible de SAP S/4HANA peut répondre, de manière standard et pragmatique, aux besoins de validation des factures électroniques entrantes.
Facture fournisseur dématérialisée : de l’acquisition au Workflow SAP
Concrètement dans SAP S/4HANA, le traitement d’une facture fournisseur dématérialisée peut se dérouler selon le flux suivant :
Acquisition facture
Quel que soit le mode réception (SAP DRC, PDP externe, OCR, EDI, ou outil de dématérialisation tiers…), les factures convergent dans l’ERP SAP S/4HANA via une API unique. Elles sont alors créées, sans être comptabilisées, en statut « draft (maintenu) » ou « parked (préenregistré) » ou selon le contexte métier désiré.
En fonction des données transmises, la facture fera en outre référence ou non à des postes de commandes d’achats (facture sur commande / facture sans commande), et pourra inclure une version pdf.
Vérification et enrichissement
Une fois intégrée dans SAP S/4HANA, la facture peut être contrôlée et complétée : vérification des données nécessaires et des montants, rapprochement avec des commandes d’achats, affectation des informations analytiques ou budgétaires, …
Selon la version et l’interface utilisateur déployées, ceci peut s’effectuer :
dans SAP GUI via la transaction MIR6 « Synthèse des factures »
dans SAP Fiori via la tuile F1060A « Liste des factures fournisseurs »
A l’issue de cette étape, la facture finalisée peut être définitivement sauvegardée par l’utilisateur et le processus de validation associé au Workflow Flexible peut démarrer.
Gestion des Ecarts / Validation Facture
Une fois la facture enrichie et complétée, deux scénarios sont envisageables selon le mode de fonctionnement retenu :
- Facture complétée, pré-enregistrée -> déclenchement du Workflow Flexible pour les factures pré-enregistrées (WS00800303 « Parked as Complete »)
Dans ce cas, la facture en validation n’est pas encore comptabilisée. Elle reste modifiable, voire même supprimable, durant le processus de validation. Son approbation finale déclenchera l'enregistrement (et la comptabilisation) de la facture.
- Facture complétée, enregistrée -> déclenchement possible du Workflow Flexible pour les factures bloquées (WS00800251 « Blocked for Payment ») du fait d’un blocage paiement provenant d’un écart lié aux tolérances paramétrées, ou apposé soit manuellement par l’utilisateur, soit par une règle imposant systématiquement le blocage au paiement de telles factures.
Ici, la facture est déjà comptabilisée. Son approbation finale actera le bon à payer.
Notez que les deux approches peuvent être combinées.
Par exemple un Workflow de validation pour la facture pré-enregistrée (ex : validations des imputations analytiques…), suivi d’un Workflow de validation du bon à payer (ex : validation du paiement si écart constaté ou si le montant dépasse un seuil).
Dans tous les cas, les tolérances paramétrées et le processus de gestion des écarts (contrôles OMR6) restent applicables sur la facture enregistrée.
Traitement la tâche d’approbation
L’approbateur est informé par notification et/ou email. Il est invité à intervenir directement dans la tuile Fiori “My Inbox”, qui centralise toutes les tâches du Workflow SAP.
Il consulte les données de la facture SAP, visualise le PDF joint (si transmis lors de l’acquisition) et exécute son action : approuver, rejeter, transférer, commenter… selon les règles Workflow définies et les possibilités associées.
Un cas d’usage : facture fournisseur pré-enregistrée
Supposons une facture sans commande d’achat, pour des frais généraux (IT, prestations externes) transmise dans SAP S/4HANA depuis une PDP externe.
Création facture préenregistrée
- Un collaborateur de la comptabilité fournisseurs visualise la facture dans l’application SAP Fiori « Liste des factures fournisseurs ». Il enrichit certaines données : taxes, natures comptables, centre de coût.
- La facture est sauvegardée en statut “Préenregistrée – Parked as Complete”.
- Le workflow flexible est déclenché (WF WS00800303) – la facture n’est pas encore comptabilisée dans SAP.
Validation par le manager budgétaire
- La facture arrive dans My Inbox (SAP Fiori) du manager de l’entité (basé sur l’imputation du centre de coût).
- Le manager valide la facture qui passe à l’étape suivante.
Validation par un directeur de département
- Du fait d’un montant seuil déterminé, la facture arrive pour approbation au directeur (exemple : manager du dernier valideur)
- Validation de la facture qui passe à l’étape suivante.
Comptabilisation automatique
- Après la dernière approbation, SAP enregistre automatiquement la facture
- Le document devient un bon à payer.
Paiement
- La facture suit le cycle normal de paiement.
Le Workflow Flexible SAP S/4HANA
Le Workflow Flexible, intégré à SAP Fiori, permet une configuration multi-étapes, via diverses conditions (ex : société, fournisseur, montant, type d’écart, imputation) ainsi qu’une détermination dynamique des agents validateurs (créateur de la commande amont, responsable d’imputation, manager du dernier approbateur). Le suivi, la relance et la gestion des exceptions sont centralisés dans une tuile d'administration.
Des règles spécifiques peuvent aussi être mises en place.
Le Monitoring du Workflow (suivi, relance, gestion des exceptions) est centralisé au sein d’une tuile d’administration.
Le Workflow Flexible, de même que les usages liés à la gestion des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA, est en constante évolution et chaque nouvelle version amène son lot d’améliorations.
L’étendue des fonctionnalités varie donc selon la version de SAP, avec des restrictions notables pour les versions antérieures à S/4HANA 2022.
En outre, cette solution reste limitée quant aux possibilités :
De traçabilité, reporting et audit des différentes actions effectuées depuis l’acquisition de la facture
L’ajout de contrôles de cohérence selon des règles métiers données
La collaboration inter-métiers autour de la facture et l’invitation à effectuer des actions au sein du processus même de validation
L’archivage et la gestion documentaire (pas d’archivage légal natif)
Conclusion : un substitut économique et natif pour la validation des factures fournisseurs
Le Flexible Workflow SAP n’a pas vocation à remplacer entièrement des solutions complètes comme SAP OpenText VIM ou d’autres outils tiers (Yooz, Esker, Basware, ou ReadSoft).
Toutefois, associé aux fonctionnalités SAP S/4HANA, il constitue une réponse native, économique et robuste pour les entreprises SAP avec des volumes de factures réduits ou souhaitant rapidement se conformer à la réforme e-invoicing, tout en restant dans un cadre standard et extensible « SAP Clean Core ».
Cette solution simple, conforme et prête à être déployée dès aujourd’hui, offre une alternative viable pour anticiper les exigences de 2026.
N'hésitez pas à nous contacter pour étudier la faisabilité de la mise en place du Workflow Flexible dans votre entreprise.
